“Puedo administrar mejor mi tiempo”.

“La línea entre el trabajo y el resto de mi vida se ha borrado”.

“Me encanta porque puedo trabajar desde cualquier lugar del mundo”.

“Extraño el ambiente de trabajo en la oficina junto a mis compañeros”.

“Me he ahorrado un montón de tiempo y dinero en no tener que trasladarme a la oficina”.

“He llegado a niveles de estrés y agotamiento increíbles bajo esta modalidad”.

He recibido estos y muchos otros comentarios de diferentes personas y en diferentes contextos, todos relativos a experiencias con el teletrabajo. Son una muestra de que la realidad es diferente para cada quien, y de que el trabajo remoto significó un cambio en la vida de muchos, solo que para algunos ha sido un cambio positivo y para otros no tanto.

Mi propia experiencia con el trabajo remoto ha tenido contrastes similares a los mencionados en los comentarios. Por ejemplo, he podido ahorrar tiempo y dinero en no tener que trasladarme a otros lugares para reuniones, sesiones, talleres, sino que puedo hacerlo directamente por video llamadas desde mi casa; he tenido más tiempo para estudiar, participar en espacios de aprendizaje de todo el mundo y también poder compartir más con mi esposa. Al mismo tiempo, a menudo me ocurre que los días pasan uno tras otro y cada día se parece al anterior tanto que siento que estoy viviendo un solo día muy largo (lo cual es agotador), así como también por períodos me ha costado concentrarme en el trabajo tomando en cuenta todos los distractores presentes porque ¡estoy trabajando donde vivo!

Pero comencemos hablando de qué es el teletrabajo. Según el Diccionario de la Real Academia Española, se trata del “trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”. Apartando el hecho de que no me gusta referirme a las actividades laborales como “cargas”, esta definición tiene todo lo que se necesita saber al respecto del trabajo remoto, en esencia, es trabajar fuera de la empresa y/o utilizando recursos tecnológicos para concretar el trabajo.

Si bien es la tendencia actualmente, la realidad es que desde hace mucho tiempo ya diferentes empresas lo utilizaban (sin mencionar a los freelancers que por definición trabajan de esta manera). Es posible ubicar el comienzo del trabajo remoto en mediados de los años 70, cuando específicamente en Estados Unidos, en el año 1973, la OPEC realizó embargos de combustible que trajeron como consecuencia su escasez y altos costos, y por ende el traslado a las oficinas se hizo más complicado. A medida que los teléfonos, computadoras, internet y demás recursos tecnológicos comenzaron a surgir, más se estableció esta modalidad como una opción válida para trabajar con resultados aceptables y en muchos casos superando expectativas. Así que es seguro concluir que el teletrabajo no es tan nuevo como parece, ya que el mundo tiene experimentando con él aproximadamente unos 50 años.

Hace poco en una sesión de coaching el CEO de una compañía me decía que él entendía que para mí el teletrabajo era la mejor opción actualmente, pero que él no compartía esa visión. La realidad es que me he dedicado los primeros meses de este 2021 a hablar mucho sobre el tema, más no porque considere que es la mejor opción para trabajar, sino porque, nos guste o no, es poco probable que las cosas vuelvan a ser 100% como antes en las organizaciones incluso después de que la pandemia haya pasado.

Por ejemplo, una encuesta realizada por FlexJobs en el 2020 indicaba que el 65% de los participantes preferían continuar trabajando de forma permanente bajo modalidad remota luego de la pandemia, mientras que un 31% manifestó preferencia por un modo híbrido (parte teletrabajo, parte trabajo en oficina); por otro lado, en un estudio similar, la plataforma de team building Slack encontró que solo un 12% de los trabajadores encuestados quiere regresar a trabajar a la oficina completamente una vez que las restricciones se hayan levantado. Especialmente, y aunque con ciertas excepciones, los trabajadores que pertenecen a la generación millennial y centennial muestran una marcada preferencia hacia el trabajo remoto ¿por qué? Porque les atrae la posibilidad de gozar de más libertad y autonomía, de ser nómadas digitales: aprovechar la tecnología para trabajar en lo que quieren desde el lugar de su preferencia. Esto presenta un reto importante para cualquier organización resistente a la idea de tomar en cuenta como opción el trabajo a distancia porque a medida que el tiempo pase la población laboral predominante estará conformada precisamente por las personas de estas dos generaciones.

En este punto es posible afirmar que la respuesta a la pregunta de si el teletrabajo llegó para quedarse toma más forma cada día y se acerca a un sí definitivo, pero esto no quiere decir que sea una panacea, ni que esté libre de algunas dificultades. De hecho, abordando el asunto desde un punto de vista integral, encontraremos que existen ventajas y al mismo tiempo desafíos importantes que tanto a nivel individual como colectivo deben atenderse para conseguir un desempeño óptimo.

Algunos de los beneficios que más resaltan en las encuestas y estudios sobre el teletrabajo desde el enfoque de los individuos son la flexibilidad geográfica y de tiempo; la reducción de costos de traslado, la oportunidad que brinda de poder compartir más con la familia y por último, una ventaja muy importante, es que se puede aplicar a cualquier trabajo que se desee en cualquier parte del mundo. También a nivel organizacional existen beneficios relevantes como lo son la reducción de costos inmobiliarios, la posibilidad de reclutar al personal mejor calificado sin importar el lugar del mundo en el que se encuentre y el marcado aumento en la satisfacción laboral y la productividad que han reportado las empresas producto del cambio de modalidad de trabajo.

Pero pasemos a hablar de los retos. En cuanto a los desafíos más importantes a nivel individual, por más que las estadísticas están manifestando un aumento en la satisfacción laboral y la productividad, no es menos cierto que muchas personas están experimentando falta de enfoque y desgaste producto de que los límites entre la vida laboral y la personal se han borrado casi por completo. De hecho, un estudio de la Universidad de Leiden en Países Bajos, publicado por la revista Frontiers in Psychology en diciembre del 2020, demostró que el teletrabajo ha contribuido a la desaparición progresiva del balance entre lo personal y lo laboral, lo cual a su vez ha comenzado a impedir que los empleados lleven una vida saludable y. No hay que ser un profesional de la salud física o mental para saber que esto no es bueno, y que presenta un obstáculo grande, quizás el más grande, para gozar de bienestar.

En el ámbito organizacional, el reto más relevante está siendo la falta de empatía y engagement entre los miembros de un equipo. Al faltar el calor de las reuniones presenciales, las conversaciones en los espacios comunes y los encuentros para compartir, fácilmente puede caerse en una percepción individual de que cada quien es una isla en sí mismo y que está por su cuenta, lo cual complica la colaboración en grupo y la afinidad con la cultura organizacional. Sobre esto, la profesora de la Escuela de Negocios de Harvard, Tsedal Neely, escribe en su libro “La Revolución del Trabajo Remoto: Trabajando desde donde sea”, que “a medida que más tiempo se pase sin el contacto presencial entre compañeros de trabajo, más persistente y urgente serán los asuntos relativos a crear vínculos, confianza y alineación entre ellos”.

A pesar de los desafíos individuales y colectivos, afortunadamente existen antecedentes de profesionales independientes y organizaciones que mucho antes de la pandemia por el COVID-19 ya estaban operando de esta forma, y de los cuales hay mucho que aprender. De igual forma, muchos expertos en el área laboral se han abocado al trabajo de investigación y han comenzado a escribir libros, artículos y a ofrecer información al respecto para ayudar a la humanidad a adaptarse de la mejor forma al cambio que el trabajo remoto implica.

Algunas recomendaciones para que tanto individuos como empresas puedan sobreponerse efectivamente a los desafíos mencionados son:

A nivel individual:

• En un artículo publicado por la IOS Press en mayo de 2020, tres investigadores de la Fundación Universitaria del Área Andina de Bogotá, explican la importancia de crear nuevas rutinas que ayuden a tener estructura en medio de la dispersión. Sobre esto hay que destacar que no se debe confundir flexibilidad con la ausencia de orden en los aspectos más importantes de la vida, por eso, es necesario diseñar hábitos como despertar y dormir a las mismas horas cada día (lo cual además ayudará a regular el ritmo circadiano), establecer un horario de ejercicio para mantener la actividad física regular y fijar alarmas para tener pausas activas a lo largo del día (una pausa de 10 minutos cada 90 minutos es más que suficiente). También es importante saber a qué hora comienza la jornada laboral y a qué hora termina, y hacer todo lo posible por apegarse a ese horario.
• Acondicionar un espacio de trabajo adecuado es esencial para mantener la productividad y establecer límites definidos entre el trabajo y el resto de la vida. Tener un escritorio donde colocar la computadora y una silla lo más ergonómica posible servirá. Esto va ligado a evitar trabajar en la mesa de comer (algo con lo que yo particularmente estoy luchando) y especialmente no hacerlo desde la cama (se ha demostrado que las personas que trabajan desde su cama tienen una tendencia a desarrollar desordenes de sueño), porque asociamos estos lugares a funciones totalmente diferentes a las que implica nuestro trabajo (aún no existe el trabajo en el que te paguen por comer o dormir).
• Evitar lo más que se pueda el multitasking, comenzar a hacer lo que yo llamo el monotasking que no es otra cosa que una tarea a la vez. La cantidad de las actividades que realizamos afecta la calidad de los resultados y la experiencia que tenemos en ellas, por lo tanto, para rendir mejor se tiene que trabajar mejor, y eso no es posible a menos que se desarrolle la capacidad de entregar el 100% de la atención a una actividad específica a la vez. Algunas prácticas útiles son dejar el teléfono en un cuarto separado al lugar donde se está trabajando, mantener el televisor apagado y conversar con los familiares o personas dentro de la casa para pedirles que durante un tiempo hagan lo posible por no interrumpir.

A nivel organizacional:

• Pueden incorporarse a las reuniones de trabajo algunas interacciones significativas entre los miembros de equipo, tales como agradecimientos, reconocimientos o solicitudes de ayuda, e invita a conversar sobre asuntos que estén ocurriendo en la vida que pudieran estar afectando el rendimiento en el trabajo. Cada una de estas cosas contribuirá a consolidar los lazos dentro de la organización al tiempo que ayudará a que las personas se sientan valoradas y en un espacio seguro, de apoyo, para poder crecer. El psicólogo organizacional Adam Grant escribe en su libro “Give and Take” sobre un ejercicio llamado “El anillo de la reciprocidad”, que consiste en estimular a los miembros de un equipo a realizar solicitudes de ayuda sobre cualquier asunto que sea importante para ellos y a esperar recibir el ofrecimiento para apoyar de cualquier miembro del equipo que crea que puede aportar alguna solución a la solicitud.
• Al igual que en el ámbito personal, a nivel organizacional deben crearse rutinas que ayuden a fijar límites entre el trabajo y la vida personal. Para eso es importante que los líderes de la empresa establezcan horarios en los que se harán las solicitudes, enviarán correos y se realizarán las llamadas. Es muy importante que la estructura la provean las personas con cargos de liderazgo y no se espere que los empleados lo hagan por iniciativa, porque en la mayoría de los casos éstos dudan en hacerlo por temor a sufrir consecuencias que pudieran afectar cómo son vistos dentro del trabajo, lo cual con toda probabilidad puede llevarlos a un desgaste físico y mental. Las personas en cargos de gerencia deben ocuparse activamente en crear un ambiente de trabajo psicológicamente seguro para los empleados, y ofrecer estructura es una de las cosas que pueden hacer.
• Una de las mejores cosas que pueden hacerse tanto para facilitar el trabajo remoto como para perfeccionar los procesos internos, es el diseño de manuales de trabajo a los que todos tengan acceso para facilitar el traspaso e intercambio de conocimientos. Esto puede hacerse a través de un documento que todos puedan actualizar paralelamente sobre las funciones de cada cargo, los valores de la organización, el calendario de actividades pautadas para el mes, entre otras cosas. En este punto me gustaría compartir el testimonio de alguien que pertenece a mi comunidad en las redes sociales y que tuvo la amabilidad de contarme algunas cosas sobre cómo funciona la organización para la que trabaja a distancia: “la inducción a mis tareas estaban grabadas y eso fue un plus porque podía recurrir a ellas cuando aún no estaba ducha en cómo realizarlas”. Esto es posible de diferentes formas: a través de la publicación de transcripciones, diapositivas, grabación de vídeos, presentaciones o reuniones de trabajo que queden almacenadas en una base de datos al alcance de cualquier miembro de la organización que esté interesado en aprender de ellas.

Me gustaría cerrar citando el artículo titulado “Our Work from Anywhere Future”, en el que el Profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, Prithwiraj (Raj) Choudhury, que se ha dedicado durante más de una década a estudiar las organizaciones que funcionan bajo la modalidad del trabajo remoto, escribe: “La cuestión no es si es posible trabajar desde cualquier lugar, sino qué es lo que se necesita para hacerlo posible. La respuesta corta: gestión.”

En la medida en que a nivel personal y colectivo se haga un uso consciente de los recursos, el tiempo, la energía y las prioridades, se podrá navegar de forma segura y amigable en las aguas del teletrabajo.